Эффективное управление изменениями для управления знаниями

Почему важно сосредоточиться на управлении изменениями в KM

Сегодня мы наблюдаем, как наши организации сталкиваются с переизбытком изменений. Как профессионалы в области управления знаниями (KM), мы стремимся создать культуру обмена знаниями и сотрудничества посредством внедрения стратегий, подходов, процессов и технологий KM. Но мы должны остановиться и спросить себя, усиливаем ли мы насыщенность изменениями и усталость внутри наших организаций? Или, что более позитивно, помогаем ли мы облегчить чувство подавленности сотрудников, внедряя эффективные методы управления изменениями в наши стратегии и планы в области KM?

Управление изменениями можно описать как способность активно управлять “людской стороной” изменений и минимизировать сопротивление за счет использования стандартных процессов и подходов, помогающих переводить сотрудников, команды или всю организацию в желаемое будущее состояние. В исследовании APQC "Приоритеты и прогнозы в области КМ на 2023 год" управление изменениями третий год подряд признано лучшим навыком, который необходимо развивать специалистам в области КМ. 

Как эффективно управлять изменениями

 
Согласно исследованию APQC, шесть распространенных практик управления изменениями способствуют успеху любых организационных изменений. И KM не является исключением. Рассмотрение этих подходов и обеспечение того, чтобы управление изменениями было постоянной частью вашей стратегии управления рисками, не только повысит зрелость вашей программы управления рисками, но и обеспечит принятие желаемого поведения и сохранит вовлеченность сотрудников.

1.    Роль руководства в управлении изменениями предполагает активное и заметное спонсорство при руководстве сотрудниками в переходный период. Инициативы по изменению часто сопровождаются сопротивлением и разнообразными эмоциями; поэтому, когда менеджеры могут слушать сотрудника, сопереживать ему, наставлять и коучить, успешные изменения более вероятны.

2.    Структура и ресурсы относятся к бюджету и сотрудникам, способным управлять изменениями, применяемой методологии изменений и подходам к оценке, которые поддерживают управление изменениями. Большинство организаций придерживаются централизованного, децентрализованного или федеративного подхода к управлению изменениями. Хотя тип структуры не влияет на общую эффективность изменений, исследования APQC показывают, что организации с федеративной моделью оказывают наименьшее сопротивление изменениям.

3.    Коммуникации включают подходы и инструменты, используемые для повышения осведомленности об изменениях, сбора и учета отзывов сотрудников, установления ожиданий и поощрения заинтересованности. Лучшие практики организаций гарантируют, что у них есть поэтапный и документированный план коммуникации, повышают прозрачность обмена сообщениями об изменениях и используют различные методы, такие как электронная почта, мэрии, форумы сотрудников, видео и социальные сети.
 
APQC также обнаружила, что организации демонстрируют более высокую эффективность управления изменениями, когда адаптируют сообщения и методы коммуникации для разных аудиторий в зависимости от их потребностей и гарантируют, что общающийся человек является “значимым отправителем”.

4.    Обучение предполагает структурированные действия, которые организация использует для распространения информации, изменения поведения, повышения производительности и оказания помощи сотрудникам в приобретении знаний или навыков. Организации обычно обучают сотрудников самим изменениям, но могут также включать обучение управлению изменениями, чтобы помочь сотрудникам понять, как эффективно управлять изменениями самостоятельно. Исследование APQC показало, что более половины организаций используют обучение под руководством коллег и без отрыва от производства, при этом все более популярным становится индивидуальный коучинг.

5.    Награды и признание включают формальные и неформальные стимулы, которые поощряют конкретное и желаемое поведение или результативность. Они могут включать заработную плату, официальные бонусы и поощрения, а также неденежное признание и выражения благодарности. Вознаграждение сотрудников за их усилия по внедрению изменений оказывает значительное влияние на результат. И поскольку разные люди реагируют на разные стимулы, важно предусмотреть множество денежных и неденежных форм вознаграждения и признания. Включение желаемого поведения в обзоры эффективности также является ключевым фактором. Это дает понять, что новое поведение является обязательной функцией на работе.

6.    Вовлеченность является очень важной составляющей любой инициативы по изменению и относится к эмоциональной связи, которую сотрудник чувствует со своей организацией, а также к используемым подходам. Потратив время на изучение того, что мотивирует — а что нет — сотрудников, вы поможете руководителям и командам по управлению изменениями разработать эффективные стимулы.

Вовлечение сотрудников на ранних этапах процесса изменений может гарантировать, что голоса сотрудников будут услышаны и они увидят важность своей роли в изменениях. В конечном итоге это снижает сопротивление и повышает заинтересованность.

Заключительные соображения

Эффективное управление изменениями стало центральной проблемой, поскольку сотрудники сталкиваются с постоянно растущими темпами изменений и, как следствие, с ощущением “усталости от перемен”. Вот почему при реализации вашей программы KM важно применять подход к изменениям, включающий шесть компонентов изменений. Это поможет повысить эффективность вашей программы KM, одновременно повышая вовлеченность сотрудников и способствуя общему успеху вашей организации.
 

Источник статьи на английском — https://www.apqc.org/blog/effective-change-management-km