Стратегии удержания знаний: Борьба с рисками оттока сотрудников

В современной, динамичной и конкурентной бизнес-среде знания являются ценным активом, дающим организациям преимущество перед конкурентами. Способность удерживать эти знания в организации имеет решающее значение для поддержания операционной эффективности, стимулирования инноваций и роста. Однако одной из серьезных проблем, с которыми сталкиваются компании при управлении этим жизненно важным ресурсом, является текучесть кадров.

Краткий обзор концепции удержания знаний:

Под удержанием знаний понимается систематический процесс, в ходе которого жизненно важная информация и навыки в организации фиксируются, хранятся и становятся доступными для дальнейшего использования. Это важнейший аспект управления знаниями, обеспечивающий непрерывность бизнес-операций, облегчающий процесс принятия решений, способствующий инновациям и, в конечном счете, способствующий организационному росту.

По сути, сохранение знаний подразумевает сохранение коллективного опыта, накопленного сотрудниками за определенное время, будь то конкретные должностные обязанности или задачи, внутренние системы или процедуры, предпочтения клиентов или тенденции рынка, прошлые успехи или неудачи и т.д., с тем чтобы не допустить потери или растраты этого ценного ресурса.

Объяснение того, как текучесть кадров представляет собой риск для сохранения знаний:

Текучесть кадров представляет собой одну из самых серьезных проблем для эффективного сохранения знаний в организациях. Когда сотрудники покидают компанию - в связи с выходом на пенсию, увольнением, прекращением работы и т.д., - они зачастую уносят с собой значительные объемы неявных знаний, т.е. знаний и опыта, приобретенных за годы практической работы, которые нигде официально не зафиксированы, а хранятся только в их головах.

Такая потеря может привести к значительным пробелам в институциональной памяти, что затрудняет эффективное выполнение оставшимися сотрудниками (или вновь принятыми на работу) своих обязанностей без доступа к необходимой справочной информации и понимания того, почему в организации все делается именно так.

Кроме того, высокая текучесть кадров может нарушать сложившиеся коммуникационные сети, препятствуя бесперебойному обмену информацией между членами коллектива, что в дальнейшем приводит к нарушению координации и взаимодействия между различными подразделениями/отделами организации.

Таким образом, текучесть кадров представляет собой серьезный риск для поддержания непрерывности и последовательности бизнес-операций, ставя под угрозу способность организации эффективно сохранять знания.

Понимание текучести кадров и ее влияния на удержание знаний

A. Определение и причины текучести кадров:

Текучесть кадров - это число или процент работников, которые вольно или невольно покидают организацию и заменяются новыми сотрудниками в течение определенного периода времени. Это естественное явление в любой деловой среде, но при высоких показателях оно может стать проблематичным.

Текучесть кадров обусловлена рядом факторов: неудовлетворенностью работой, отсутствием возможностей карьерного роста, неадекватной компенсацией, нарушением баланса между работой и личной жизнью, выходом на пенсию и т.д. В последнее время тенденция "великого ухода", вызванная пандемией COVID-19, также привела к росту текучести кадров в различных отраслях промышленности по всему миру, поскольку все больше людей пересматривают свои приоритеты и предпочтения в работе.

B. Обсуждение того, как текучесть кадров приводит к потере организационных знаний:

Когда сотрудник покидает организацию, он уносит с собой не только свои навыки, но и ценные организационные знания, которые он накопил со временем в результате опыта и обучения - это может быть информация о конкретных процессах или системах, знания клиентов, исторические данные о прошлых проектах/решениях и т.д., которые не всегда официально документируются.

Эта потеря становится еще более значительной в случае старших сотрудников или сотрудников, работающих в компании длительное время и обладающих огромным объемом неявных знаний, т.е. ноу-хау, полученных в результате многолетнего практического опыта, которые трудно сформулировать или легко передать.

Более того, поскольку каждый человек обладает уникальными способами интерпретации и применения информации, основанными на его личных взглядах/опыте/прошлом и т.д., даже если аналогичный вид/тип/уровень знаний существует в других подразделениях организации, он не может в полной мере заменить утраченный в результате ухода конкретного сотрудника.

Таким образом, текучесть кадров может привести к значительным пробелам в институциональной памяти, что затрудняет эффективное выполнение задач оставшимися сотрудниками (или вновь нанятыми) без доступа к необходимой справочной информации, что приводит к снижению уровня производительности труда, возможным ошибкам, задержкам сроков выполнения проектов и т.д., негативно влияя на общую эффективность работы организации.

Важность стратегий сохранения знаний для снижения рисков

A: Объяснение того, почему компаниям необходимы эффективные стратегии удержания знаний:

В условиях высокой текучести кадров компаниям необходимо внедрять эффективные стратегии удержания знаний для сохранения своего интеллектуального капитала. Эти стратегии важны по нескольким причинам.

Во-первых, они помогают обеспечить непрерывность бизнеса за счет сохранения критически важных операционных знаний и предотвращения сбоев в работе, которые могут возникнуть при уходе ключевых сотрудников. Во-вторых, они способствуют принятию решений, обеспечивая исторический контекст и понимание, основанное на прошлом опыте или результатах. В-третьих, такие стратегии способствуют инновациям и росту, поскольку сохраненные знания могут быть использованы для генерации новых идей или совершенствования существующих продуктов/услуг/процессов.

Более того, в условиях современной конкуренции, когда быстрый технологический прогресс приводит к сокращению жизненного цикла продукции и постоянным изменениям на рынке, доступ к накопленным знаниям становится еще более важным для опережения конкурентов и эффективного реагирования на меняющиеся потребности/тенденции клиентов.

B: Обзор потенциальных преимуществ этих стратегий для организации:

Эффективные стратегии сохранения знаний дают организациям множество преимуществ, включая, в частности, следующие:

1) Повышение операционной эффективности: Благодаря тому, что необходимая информация легко доступна на разных уровнях/в разных отделах организации, сокращается время на поиск данных/информации, что ведет к повышению производительности труда.

2) Улучшение процессов принятия решений: Доступ к историческим данным о прошлых решениях/результатах позволяет получить ценные сведения/контекст, способствующие принятию более обоснованных решений.

3) Стимулирование инноваций и роста: Хранящиеся знания служат богатым ресурсом, который можно использовать для генерирования новых идей/совершенствования существующих предложений, что способствует инновациям и росту.

4) Снижение затрат на обучение: Наличие хорошо документированных процедур, инструкций, руководств и т.д. облегчает, ускоряет и удешевляет обучение новых сотрудников, значительно сокращая общие затраты на обучение и его сроки.

5) Повышение уровня вовлеченности и удовлетворенности сотрудников: Когда сотрудники видят, что их вклад ценится/оценивается, это повышает их моральный дух/мотивацию, что приводит к повышению уровня вовлеченности/удовлетворенности, а это, в свою очередь, способствует дальнейшему снижению текучести кадров.

Ключевые стратегии удержания знаний

A: Внедрение комплексного процесса обучения:

Эффективный процесс адаптации - это первый шаг на пути к успешному удержанию знаний. Он включает в себя не только ознакомление новых сотрудников с их должностными обязанностями, но и ознакомление их с культурой, ценностями и операционными процедурами организации. Грамотно построенная программа адаптации гарантирует, что сотрудники с первого дня работы будут понимать свои обязанности и иметь доступ к необходимым ресурсам. Она также дает возможность организациям получить и передать ценные институциональные знания в самом начале работы сотрудника.

B: Поощрение программ непрерывного обучения и развития:

Программы непрерывного обучения играют важнейшую роль в формировании культуры обмена знаниями в организации. Они могут включать в себя мастер-классы, семинары, вебинары или курсы электронного обучения, направленные на повышение квалификации сотрудников и одновременное накопление и распространение ноу-хау организации. Подобные инициативы не только помогают сотрудникам быть в курсе тенденций развития отрасли, но и мотивируют их на профессиональный рост, что в дальнейшем способствует снижению текучести кадров.

C: Развитие наставничества и коучинга в организации:

В рамках программ наставничества менее опытные сотрудники работают в паре с опытными профессионалами, которые помогают им разобраться в различных аспектах их работы и передают важные негласные знания, накопленные за годы работы. Аналогичным образом, программы наставничества предоставляют сотрудникам индивидуальные рекомендации, помогая им справляться с трудностями и повышать эффективность работы, способствуя тем самым более плавной передаче опыта внутри организации.

D: Использование технологий для управления знаниями - системы управления документами (DMS), интрасети и т.д:

Технологии играют ключевую роль в современных стратегиях управления знаниями. Такие инструменты, как DMS, позволяют компаниям надежно хранить огромные объемы данных, делая их легкодоступными для различных отделов/уровней организации, тем самым предотвращая потерю информации в результате разделения или ухода сотрудников.

Интранеты служат централизованными платформами, на которых сотрудники могут обмениваться новостями, совместно работать над проектами, обмениваться идеями и мыслями, что приводит к созданию более открытых и эффективных каналов коммуникации.

Более того, такие передовые решения, как искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML), позволяют анализировать большие массивы данных для извлечения полезных сведений, выявления закономерностей/тенденций или автоматизации рутинных задач, что значительно повышает эффективность управления знаниями в целом.

Тематические исследования, иллюстрирующие успешную реализацию стратегий удержания знаний

A: Примеры из практики ведущих организаций, успешно внедривших эти стратегии для снижения рисков, связанных с оттоком сотрудников:

1) Процесс "онбординга" в компании Google: Компания Google, известная своими инновационными методами работы с персоналом, применяет комплексный процесс адаптации, который обеспечивает хорошую интеграцию новых сотрудников в культуру компании и операционные процедуры. Технологический гигант проводит ознакомительную программу под названием "Noogler Orientation", в рамках которой новички знакомятся с историей, ценностями и миссией компании. Такой подход помогает передать важные организационные знания уже на начальном этапе работы сотрудника.

2) Корпус корпоративной службы (CSC) компании IBM: Компания IBM создала CSC в рамках своей инициативы по непрерывному обучению. Это глобальная программа консалтинга на общественных началах, позволяющая сотрудникам работать над проектами с высокими ставками на развивающихся рынках, повышая свою квалификацию и одновременно передавая ценные ноу-хау в различные подразделения организации.

3) Программа наставничества компании General Electric: Компания GE уже давно получила признание благодаря своим сильным программам наставничества, в рамках которых менее опытные сотрудники работают в паре с опытными профессионалами, которые помогают им разобраться в различных аспектах их работы и передают важные негласные знания, накопленные за годы работы.

4) Использование технологий Microsoft для управления знаниями: Для эффективного обмена знаниями между своими сотрудниками по всему миру Microsoft использует такие инструменты, как SharePoint (веб-платформа для совместной работы), Yammer (корпоративная социальная сеть) и Teams (платформа для унифицированных коммуникаций и совместной работы). Эти платформы служат централизованными узлами, где сотрудники могут обмениваться новостями, совместно работать над проектами, обмениваться идеями и мыслями, что позволяет создать более открытые и эффективные каналы связи, предотвращая потери из-за отсутствия информации или ухода сотрудников.

Приведенные примеры иллюстрируют, как эффективная реализация стратегий сохранения знаний может помочь организациям снизить риски, связанные с текучестью кадров, сохранив важнейшую институциональную память и сформировав культуру, способствующую постоянному обучению, обмену опытом и росту.

Рекомендации

Для компаний, стремящихся улучшить свою практику сохранения знаний в условиях высокой текучести кадров, можно порекомендовать следующие шаги:

1) Провести аудит знаний: Понять, какие знания существуют в вашей организации, где они хранятся и как ими управляют в настоящее время. Это поможет выявить недостатки в существующей системе управления знаниями и создать основу для совершенствования.

2) Разработать стратегию сохранения знаний: На основе результатов аудита следует разработать комплексную стратегию, включающую такие элементы, как эффективные процессы обучения, программы непрерывного обучения, инициативы по наставничеству и использование технологий для эффективного управления знаниями.

3) Инвестировать в обучение и развитие: Регулярно инвестируйте в обучение сотрудников не только специфическим навыкам работы, но и важности эффективного обмена и управления организационными знаниями.

4) Формирование открытой культуры: Поощряйте открытое общение и сотрудничество на всех уровнях организации. Этому может способствовать создание платформ или форумов, где сотрудники могут свободно делиться идеями, мыслями и опытом, не опасаясь осуждения и критики.

5) Использование технологий: Используйте современные технологии, такие как AI и ML, для анализа больших массивов данных, извлечения полезных идей, автоматизации рутинных задач, что значительно повышает общую эффективность и результативность ваших усилий в области КМ.

6) Отслеживайте прогресс и вносите соответствующие коррективы: Регулярно проводите мониторинг/оценку прогресса в достижении поставленных целей/задач. Будьте готовы к корректировке стратегии/тактики по мере необходимости на основе обратной связи/результатов, полученных за определенное время.

В условиях стремительного развития бизнеса важность внедрения надежных стратегий удержания знаний трудно переоценить. Потенциальные риски, связанные с текучестью кадров, - потеря институциональной памяти, перебои в работе, увеличение расходов на обучение и т.д. - обусловливают необходимость эффективной защиты интеллектуального капитала компаний.

Внедрение комплексных процессов подготовки сотрудников, программ непрерывного обучения и развития, поощрение инициатив по наставничеству и коучингу в организации, а также использование технологий для эффективного управления знаниями позволяет компаниям не только снизить эти риски, но и получить многочисленные преимущества, такие как повышение операционной эффективности, совершенствование процессов принятия решений, стимулирование инноваций и роста, а также повышение уровня вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.